1.- DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA CONPRAVENTA.
En la marcha habitual de una empresa se manejan una gran cantidad de documentos. Parte de esta documentación está relacionada con la conpraventa de los productos o de los servicios a los clientes.
Los documentos relacionados con la compraventa abarcan dos perspectivas: por un lado, la del empresario con la posición de venta del producto; por otro está la perspectiva del cliente que compra para obtener dicho producto.
Se distinguen cuatro documentos importantes: el presupuesto, el pedido, el albarán y la factura.
1.1.- PRESUPUESTO.
Es el primer documento con el que se encuentra el comprador y es donde se reflejan los productos ofertados o servicios y su precio. Debe incluir los costes tanto fijos como variables que supone ese producto.
Puede realizarse por todos los medios que la empresa disponga: por teléfono, por fax, por correo electrónico, directamente por escrito en las dependencias de la empresa o mediante representante.
El presupuesto es el documento que relaciona los bienes y servicios que se van a vender con su precio para que el cliente sepa lo que le va a costar.
1.2.-PEDIDO.
Si el cliente acepta el presupuesto, realiza un pedido. Éste se refleja en un documento en el que se concreta la compra.
Se puede hacer por teléfono, por fax, por correo electrónico o directamente. No existe modelo oficial, pero sí se suelen incluir algunos datos básicos, como: los datos del comprador y del vendedor, el número de pedido y fecha del mismo, la fecha y lugar de la entrega, la relación de los artículos solicitados y las cantidades, etc.
1.3.-ALBARÁN.
Tras realizar el pedido el vendedor el día acordado, lleva al lugar indicado por el comprador los artículos solicitados. En este momento se requiere otro documento, que es el albarán.
Se trata de un justificante de salida de los productos del almacén, y de que se han entregado al comprador. Normalmente se hacen tres copias:
• Una hace de justificante de salida.
• Dos copias las lleva el transportista con los productos. Una de ellas la debe firmar el cliente y se utilizará para que la empresa emita factura.
• En algunas empresas hacen una cuarta copia para la emisión de factura independiente de la firmada por el cliente.
No existe un modelo oficial de albarán, pero sí se suelen incluir algunos datos básicos, como: datos del vendedor y del comprador; el número de pedido al que corresponde, fecha de envío y de entrega, descripción de la mercancía, etc.
1.4.-FACTURA.
Es un documento que se realiza para formalizar la compraventa. Su contenido está regulado por ley: Reglamento sobre obligaciones de facturación, Real Decreto 1496/2003 (que ha sido parcialmente modificado por el Real Decreto 87/2005).
Tienen la obligación de emitir factura todos los empresarios y profesionales por la entrega de bienes y prestaciones de servicios que desarrollen en el ejercicio de su actividad.
En ciertas transacciones que no excedan de los 3.000 euros (IVA incluido) basta con la entrega de un justificante de compra.
El reglamento de facturación también especifica el contenido de la factura. Este documento se emitirá en duplicado y debe de contener, al menos:
• Número y serie de la factura y fecha de su expedición.
• Datos (nombre, apellidos, CIF, razón social y domicilio) tanto del vendedor como del comprador.
• Descripción de las operaciones.
• El tipo impositivo aplicable.
• La cuota tributaria que se repercuta.
• Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones si es distinta de la de la emisión de la factura.
• Una copia de la factura se la quedará el vendedor y la otra será para el comprador.
Tipo impositivo: porcentaje de IVA que se debe pagar.
Cuota tributaria: cantidad resultante de aplicar el tipo impositivo a la base imponible.
1.4.1.- FACTURA ELECTRÓNICA:
En la actualidad gracias a internet se está empezando a emitir la e-factura, o factura electrónica. Este tipo de facturación requiere la llamada firma electrónica para su emisión y una serie de indicaciones.
La firma electrónica es la forma de reconocimiento de la identidad de una persona a través de internet. Es el equivalente a la firma escrita.
El empresario debe consignar todos los datos en cada uno de los documentos, sin omitir pagos o impuestos. Le servirá para mantener las cuentas claras y no tener problemas con Hacienda.
2.-DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LOS COBROS Y PAGOS.
Una vez formalizada la compraventa mediante la factura, llega el momento de cobro. Este se refleja en el recibo, que es un documento que acredita que el cliente ha pagado al vendedor.
No tiene modelo oficial y no existe ninguna especificación legal al respecto, sí se suelen incluir algunos datos básicos:
• Datos del comprador y del vendedor.
• Se consigna un recibí donde se indica la persona que recibe el dinero y la cantidad.
• Se consigna en concepto de, donde se indica el producto o servicio que se paga.
Se realiza normalmente con dos partes donde se consignan los mismos datos. Una parte se la queda el que ha recibido el dinero y otra parte la recibe el pagador.
2.1.- CHEQUE.
Es un medio de pago mediante el cual una persona hace una orden de pago de una determinada cantidad de dinero a un banco para que se lo dé a otra persona. Se utiliza como si fuera dinero físico.
En el cheque hay tres elementos personales:
• Librador: Es quien manda u ordena al banco pagar el dinero que previamente ha depositado en una cuenta bancaria.
• Librado: Es el banco o entidad de crédito que debe pagar ese dinero.
• Cobrador o tomador: es a quien se paga el dinero.
2.1.1.- FORMAS DE EMISIÓN DEL CHEQUE.
Hay dos que se utilizan habitualmente:
• Al portador: Cuando se debe pagar a la persona que lo presente en el banco.
• Nominativo: Cuando a la única persona a la que se le puede pagar el importe es a la indicada en el cheque con su nombre y apellidos. La persona en concreto deberá justificar su identidad en el bando con el DNI.
2.1.2.-TIPOS DE CHEQUE.
Existen varios modelos de cheque en función de la información que se consigne o la forma de cobro:
• Cheque ordinario: no tiene requisitos específicos.
• Cheque cruzado: se cruza con dos barras paralelas sobre el anverso (parte delantera) del cheque. En este caso sólo puede ser cobrado en la entidad librada.
• Cheque para abonar en cuenta: Es una prohibición de su pago en efectivo. Obligatoriamente tiene que ser ingresado en la cuenta bancaria del cobrador.
• Cheque conformado: El banco hace una declaración de que todos los datos que ahí se expresan son correctos y de que existen fondos suficientes para hacer frente a ese pago.
2.2.- PAGARÉ.
Es un documento por el que una persona se compromete por escrito a pagar a otra en una determinada fecha una cantidad de dinero.
Se distinguen los siguientes elementos personales:
• Librador: Es el que emite el pagaré, que a la vez es el librado, es decir, el que va a pagarlo.
• Beneficiario: Es a quien se le va a pagar en la fecha indicada.
Los datos que deben incluirse en un pagaré son los siguientes:
• Fecha del vencimiento.
• Lugar y fecha de expedición del pagaré.
• Cantidad a abonar, en cifras y letras.
• Nombre del beneficiario.
• Firma del librador.
El empresario debe tener previstas las fechas de cumplimiento y las cantidades. Esto refleja que la empresa es seria y responsable.
2.3.- LETRA DE CAMBIO.
Es un título ejecutivo mediante el cual una persona ordena a otra realizar un pago en una fecha determinada. Se realiza en papel oficial que se compra en los estancos. Según la cantidad endeudada, la letra de cambio costará una cantidad.
Los elementos personales de la letra de cambio son los siguientes:
• Librador: Es la persona a la que hay que pagar la deuda, el acreedor de la deuda. Es quien emite la letra para que el deudor la acepte y se lleve a cabo el pago.
• Librado: Es la persona que tiene que pagar la cantidad de dinero indicada al vencimiento. Es el deudor de la deuda. Éste puede aceptar o no la deuda. Si la acepta, cambia su nombre por el de aceptante.
• Tomador: Es la persona que tiene esa letra en su poder y es a quien hay que hacer el pago. Puede ser o no el mismo librador.
La letra de cambio puede estar avalada; es decir, puede existir una persona que garantice el pago de la misma, pues se hace responsable junto al librado del pago de la letra. Esta anotación se realiza en la parte posterior de la letra.
3.-DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LOS TRABAJADORES.
• El contrato de trabajo: es un acuerdo entre empresario y trabajador sobre las condiciones de un puesto de trabajo.
• La nómina: es el justificante del pago del salario al trabajador.
