1. Adquisición de la personalidad jurídica. Uno de los primeros pasos en la creación de la empresa es la adquisición de personalidad jurídica. Este trámite sólo es obligatorio para aquellas empresas que se establezcan como sociedad, no para los empresarios individuales. Los pasos que se han de seguir son:
● Certificación negativa del nombre: Este trámite consiste en solicitar en el Registro Mercantil un certificado en el que se asegure que no existe otra sociedad con el nombre elegido. Si esto ocurre, el propio Registro propone otras denominaciones alternativas.
● Escritura de constitución y estatutos: La escritura en un documento que refleja la constitución de la sociedad. Los estatutos incluyen detalles sobre el funcionamiento de la sociedad (número de socios que la componente y sus aportaciones, la responsabilidad que asumen, el domicilio social y el modo de organizar la administración. La redacción se puede encargar a un abogado o la puede realizar el propio notario. Existen formularios estándar para escrituras y estatutos.
● Otorgamiento de la escritura ante notario: consiste en la reunión de los socios que componen la sociedad ante el notario para la firma de la escritura y de los estatutos.
● Liquidación de impuestos: una vez firmada la escritura, el siguiente paso es pagar el impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.
● Solicitud del código de identificación fiscal; este código llamado CIF, será el que identifique a la sociedad a efectos fiscales.
● Inscripción de la escritura en el Registro Mercantil: Es el último paso para la constitución de la sociedad. Se debe adjuntar una copia de la escritura pública de constitución y de la liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales. Es en ese momento cuando la sociedad adquiere su personalidad jurídica con capacidad para comprar, vender, contratar a trabajadores, etc...
2. Licencias municipales. Una vez constituida la sociedad, el siguiente paso consiste en solicitar las licencias al ayuntamiento. En el caso del empresario individual, éste sería el primer paso.
Las licencias que deben solicitarse son:
LICENCIA DE APERTURA: es el permiso que da el ayuntamiento para ejercer una actividad en un determinado establecimiento. Los ayuntamientos recogen en los planes de urbanismo los diferentes usos y negocios que se pueden realizar y las condiciones que requiere cada uno.
LICENCIA DE OBRAS: Es obligatoria cuando se quieren realizar obras en el local donde se establecerá la empresa o iniciarlas para construirlo.
3. Obligaciones fiscales. Tras la constitución de la sociedad y la solicitud de las licencias pertinentes en el ayuntamiento, hay que realizar una declaración censal para dar de alta a la empresa en los diferentes impuestos. Esto requiere la cumplimentación de los siguientes trámites: el alta en el impuesto de actividades económicas y la solicitud de opción de régimen del impuesto sobre el Valor Añadido, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y del Impuesto sobre Sociedades.
El IAE es un tributo municipal (lo cobran los ayuntamientos) que se paga por el hecho de realizar una actividad económica, sea ésta empresarial, profesional o artística. Este impuesto se abona en la Delegación de Hacienda correspondiente.
El IVA es un impuesto indirecto que recae sobre el consumo.
El IRPF es el impuesto que deben pagar todas las personas físicas por las rentas obtenidas por trabajo y otros conceptos.
El Impuesto sobre Sociedades: las empresas que están obligadas a tributar por este impuesto son las sociedades anónimas, sociedades limitadas, sociedades laborales, coopetativas, sociedades colectivas y sociedades comanditarias. El objeto de este impuesto es gravar los beneficios obtenidos por la empresa.
4. Trámites en la Seguridad Social. En la seguridad social deben realizarse los siguientes trámites administrativos: inscripción de la empresa, afiliación y alta de los trabajadores, alta en el régimen de autónomos y otros.
5. Documentos para el Ministerio de Trabajo: La documentación para el Ministerio de Trabajo se tramita en la Dirección Provincial de Trabajo y organismo de la Comunidad Autónoma correspondiente:
● La empresa debe comunicar a la Delegación de Trabajo que va a iniciar su actividad.
● La empresa debe elaborar su calendario laboral, que será sellado en la Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo. Este calendario debe ser expuesto en el centro de trabajo en lugar visible.
● La empresa debe adquirir el Libro de visitas y sellarlo en la Dirección Provincial de Trabajo correspondiente. Es un libro utilizado por la Inspección de Trabajo donde constan las inspecciones realizadas y las indicaciones dadas.
